Privacy verklaring van wsv FLAL

Wandelsportvereniging Friese Lange Afstand Lopers (wsv FLAL) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wsv FLAL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, buiten de gebruikelijke inschrijving voor een wandeltocht, toezending van het verenigingsblad en incasso van de jaarlijkse contributie.
• passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en/of de verstrekking voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als bestuur van wsv FLAL zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft kunt u contact met ons opnemen via onderstaande link:
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door wsv FLAL verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• om u te kunnen inschrijven voor een door de FLAL georganiseerde wandeltocht
• voor het versturen van het verenigingsblad en de uitnodiging voor de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV)
• voor het bijhouden van het aantal gelopen kilometers in FLAL-verband
• voor het bijhouden van het aantal jaren lidmaatschap van wsv FLAL
• voor het incasseren van de jaarlijkse contributie
• voor het opstellen van het calamiteitenplan per tocht
• voor leden die via wsv FLAL ook lid zijn van de Koninklijke Wandelbond Nederland (KWbN) geldt dat de NAW-gegevens worden gedeeld met deze overkoepelende bond
• voor de organisatie van onze activiteiten

Voor de bovenstaande doelstellingen vragen wij van onze leden/donateurs de volgende persoonsgegevens:

• voorna(a)m(en)
• evt. tussenvoegsel(s)
• achternaam
• straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats
• e-mailadres
• telefoonnummer(s), waaronder zo mogelijk een 06-nummer i.v.m. bereikbaarheid tijdens wandeltochten
• geslacht
• geboortedatum
• bankrekeningnummer (IBAN)
• voor zover van toepassing, het lidmaatschapsnummer van de KWbN

Verstrekking aan derden

Naast de KWbN en zijn uw gegevens ook bekend bij Lexact Telecom & ICT te Tynaarlo, het bedrijf dat de database, waarin alle gegevens zijn ondergebracht, “host”. Met deze onderneming is een verwerkersovereenkomst afgesloten. In het contract met dit bedrijf is een geheimhoudingsbepaling opgenomen.
Ook de ontwerper van de database (Otech te Groningen), waarmee wij werken, heeft inzage in de (persoons)gegevens. Met dit bedrijf is ook een verwerkersovereenkomst afgesloten en namens het bedrijf is ook een verklaring van geheimhouding getekend.

Wsv FLAL verstrekt, buiten de hiervoor genoemde partijen, nooit gegevens aan derden zonder dat daar toestemming voor zal worden gevraagd aan de betreffende leden/donateurs. Naast deze toestemming zal in voorkomende situaties ook een verwerkersovereenkomst moeten worden afgesloten. In een dergelijke verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Uitzondering hierop is de verstrekking van persoonsgegevens die voortvloeit uit een wettelijke verplichting.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Wsv FLAL bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Een uitzondering wordt gemaakt voor de kilometerregistratie: we bewaren enkele persoonsgegevens (naam en geboortedatum) in combinatie met de in FLAL-verband gelopen kilometers voor statistische doeleinden.
Voor het overige worden persoonsgegevens direct na beëindiging van het lidmaatschap vernietigd.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn de volgende maatregelen doorgevoerd:

• alle personen die namens Wsv FLAL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• wij hebben afspraken gemaakt over back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• we testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen.

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Dit privacyreglement is door het bestuur van wsv FLAL vastgesteld op 8 oktober 2024.